Hướng dẫn Cách tạo mục lục header và footer khác nhau cho từng section

Nếu bạn không chắc cái gì gọi là headers and footers, thì hãy nghĩ đến việc định dạng trang sách. Thông thường tên sách thường xuất hiện ở đầu mỗi trang và tên chương xuất hiện trang đối diện và ở dưới là số trang.

Căn bản về Header và Footer

a. Thêm vào số trang, ngày giờ

Nếu bạn không chắc cái gì gọi là headers and footers, thì hãy nghĩ đến việc định dạng trang sách. Thông thường tên sách thường xuất hiện ở đầu mỗi trang và tên chương xuất hiện trang đối diện và ở dưới là số trang.

Đó là một dạng thể hiện của Header và Footer, nó được ứng dụng một cách tương tự trong Word. Thường thì có thể bạn muốn đánh dấu số trang trong suốt tài liệu. Các thông tin khác như tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa chỉ email, địa chỉ web; tên file và vị trí file.

Không có qui luật cụ thể nào với Header và Footer, trong Word 2007, bạn có thể tạo ra Header và Footer theo ý của mình.

b. Đánh dấu số trang

Số trang (Page numbers) là sử dụng thông thường nhất của Header hoặc Footer, vì nó thật sự cần thiết cho tài liệu. Để đánh dấu số trang vào tài liệu ta làm như sau:

- Trên Tab Insert, trong nhóm Header & Footer, chọn Page Number.

- Chọn nơi mà số trang xuất hiện, ví dụ như trên, dưới, ở giữa...

- Sau đó chọn kiểu con số trong thư viện.

Số trang được áp dụng trong suốt tài liệu và chúng cũng được thay đổi nếu bạn xóa hay thêm vào số trang trong tài liệu.

c. Thêm vào ngày tháng hiện tại

Một vài Headers và Footers có sẵn trong thư viện bao gồm một Text Area (khu vực chèn văn bản) đặc biệt cho việc chèn ngày giờ. Nhưng bạn cũng có thể chèn ngày giờ hiện tại độc lập với Headers và Footers. Cách làm như sau:

- Click Header hoặc Footer nơi bạn muốn ngày giờ xuất hiện trên tài liệu. 

- Trong nhóm Insert, chọn Date & Time.

- Chọn một loại định dạng ngày giờ. Bạn có thể chọn ngày hoặc giờ hoặc chọn cả hai.

- Chọn Update Automaticall trong ô chọn.

Ngày giờ hiện tại sẽ cho bạn biết bất khi nào bạn mở tài liệu ra. Bạn cũng có thể cập nhật khi file được mở và điều chỉnh lại trước khi in ấn.

b. Tạo ra thành những phần khác nhau

Nếu tài liệu có nhiều phần bạn muốn tạo ra nhiều loại Header và Footer đi với từng phần, điều đầu tiên cần làm là tạo ra section breaks (ngắt đoạn) giữa từng phần của tài liệu.

Một section break cho phép tạo ra một một cách trình bày duy nhất cho các trang trong phần đó. Với một cách trình bày (layout) được thiết lập, bạn có thể tạo Header và Footer theo cách bạn muốn cho từng phần (section).

c. Cách phân chia từng section

Bạn chèn section break trong phần chính của tài liệu, chứ không phải bất cứ nơi nào trong không gian header và footer. Chính vì vậy, bạn phải đóng màn hình làm việc của Header và Footer trước khi thực hiện các bước sau đây:

- Chỉ con trỏ nơi bạn muốn bắt đầu một section mới.

- Trên Ribbon, chọn Tab Page Layout và chọn Breaks.

- Dưới Section Breaks, chọn Next Page.

Word sẽ tạo ra một section break ở vị trí phía trên con trỏ chuột.

d. Cách tạo mục lục header và footer khác nhau cho từng section

Một section break phân chia những gì bên trên nó thành một phần và những gì phía dưới là một phần khác. Vậy với một section break được chèn vào trước Chapter 1, tất cả những gì trước đó (trang bìa, mục lục...) sẽ là phần 1 (section 1) và Chapter 1 sẽ trở thành phần 2 (section 2).

Khi bạn mở không gian làm việc của Header và Footer, các thẻ đánh dấu sẽ xuất cho bạn biết bạn đang làm việc với Header và Footer của phần nào. Trong hình minh họa, các thẻ đánh dấu chỉ ra những phần khác nhau và gán cho mỗi phần một con số.

- Footer này chỉ phần kết thúc của phần 1.

- Header bên dưới bắt đầu phần 2.

- Tab Same as Previous. Nó có ý nghĩa gì?

Nó có nghĩa là mặc dù bạn tạo ra những phần khác nhau nhưng Word vẫn có tùy chọn cho phép bạn chia sẻ những điểm chung giữa Header và Footer của mỗi phần. Trong hình minh họa, thẻ Same As Previous có nghĩa là nội dung của Header hiện tại được liên kết với nội dung Header của phần trước đó. Nếu bạn muốn Header hiện tại độc lập với Header trước bạn phải xóa liên kết giữa 2 Header.

Với Footer cũng tương tự như Header

e. Cách tạo ra sự khác biệt cho trang đầu tiên

Khi bạn đã đưa các nội dung đầu (trang bìa, mục lục...) vào một phần riêng, bạn thậm chí còn có thể phân chia nó ra thành các phần nhỏ hơn nữa. Giả sử bạn không muốn bất cứ gì xuất hiện trên Header và Footer của trang bìa:

- Sử dụng chức năng Different First Page như hình trên để thực hiện. Nếu bạn chọn tùy chọn Different First Page thì có nghĩa bạn cho phép Header và Footer của trang bìa này khác với phần còn lại của các trang trên cùng một phần (section). Bạn cũng có thể làm điều tương tự với các phần khác của tài liệu.

- Khu vựcH và Footer bây giờ sẽ có phần văn bản với nội dung "First Page Header" and "First Page Footer" (chỉ xuất hiện trong không gian làm việc Header và Footer).

Nếu bạn có áp dụng đánh số trang thì chứa năng Different First Page cũng ngăn không cho đánh số trang bìa.

f. Header và Footer khác nhau cho các trang chẵn và lẻ

Khi bạn sử dụng thư viện Header và Footer được thiết kế sẵn, bạn sẽ thấy một số được tạo ra để dành riêng cho trang chẵn và lẻ. Nội dung của Header và Footer được đặt ở góc của trang, giống như trong thiết kế của các trang đối diện trong các quyển sách. Nếu bạn muốn in ra và đóng tài liệu của mình, có thể bạn sẽ cần định dạng tương tự.

Để tạo ra Header và Footer cho trang chẳng và lẻ, bạn thực hiện một tiến trình tương tự như trên: Tạo ra các phần khác nhau trong tài liệu bằng section break, xóa liên kết giữa các phần và thêm Header và Footer cho từng phần.

Lưu ý khi thực hiện: Nếu bạn muốn Header hoặc Footer của các trang chẵn và Lẻ nằm ở góc trang bạn phải bật chứa năng Different Odd & Even Pages trong TabDesign trước khi thực hiện.